Ecco, in sostanza, come si svolgono gli incontri. Dopo la fase di accoglienza e registrazione, ad ognuno dei presenti è consegnato un badge (come Cittadino Sorteggiato oppure Organizzazione nel caso si tratti del personale dell´Ente Comunale o di Osservatore nel caso di semplici curiosi, membri del Comitato di Garanzia, ma anche giornalisti e fotografi).
I cittadini sorteggiati possono poi sedersi comodamente (e casualmente)nei 16 tavoli da 4 persone ciascuno collocati dagli operai del Comune nella prima parte della sala. Per ogni tavolo, oltre ad una brocca d´acqua e dei bicchieri, sono a disposizione dei post-it di due colori (giallo e viola) e delle penne.
Ognuno dei cittadini selezionati ha inoltre a disposizione una cartellina personale nella quale sono riassunti brevemente con cifre e statistiche i temi che saranno trattati nel corso dell´incontro (cartelline che sono state consegnate alla fine dell´incontro precedente in modo tale che tutti possono leggersi comodamente a casa la relazione scritta che verrà trattata quel giorno).
Quindi i tecnici comunali iniziano la loro esposizione sugli argomenti oggetto di quel particolare incontro. 
Dopo ogni esposizione i cittadini possono chiedere delucidazioni ai tecnici comunali presenti in sala, in particolar modo a coloro che hanno relazionato su quello specifico argomento.
Al termine di una breve consultazione che deve coinvolgere necessariamente tutti i cittadini presenti, ogni tavolo elabora una lista di osservazioni che indicano dove l´Amministrazione Comunale ha ben operato e dove invece l´Ente deve porre particolare attenzione con l´intento di migliorare il servizio. 
Successivamente i cittadini che prendono parte al processo partecipativo sono chiamati a proporre, sempre parlandone con gli altri commensali del tavolo, delle soluzioni per migliorare alcuni aspetti del settore preso in esameo dei desiderata che vorrebbero fossero posti in essere dall´Amministrazione.

Intorno alle ore 20.00 arriva il momento della cena che si svolge nella parte posteriore della Sala James Andreotti (l´Ente Comunale mette a disposizione con l´aiuto dell´Associaizone Auser anche un servizio di baby-sitting per i cittadini che ne hanno necessità). Anche la cena può facilmente diventare un pretesto conviviale per far conoscere tra loro i cittadini che hanno scelto di prendere parte al processo partecipativo.
Infine nella seconda parte della serata i cittadini analizzano insieme al facilitatore Matteo Garzella, ai dipendenti e ai tecnici comunali, tutte le osservazioni, quelle più ricorrenti e quelle più criptiche che possono essere ulteriormente integrate dalla viva voce di chi quelle osservazioni le ha mosse.

Insomma i World Cafè si stanno mostrando delle ottime opportunità per conoscere da vicino tutte le attività dell´Ente e per mettere in relazione dipendenti comunali e cittadini, in maniera colloquiale e senza nessun tipo di ingerenza esterna.

Saranno poi proprio i cittadini ad orientare i propri progetti verso un aspetto piuttosto che un altro nei laboratori tematici che si creeranno nella Fase 3 del processo partecipativo ideato dall´Amministrazione Comunale.